Få ut så mycket som möjligt av ditt projekthanteringsprogram med hjälp av enkäter och frågetävlingar

Vilken roll du än brukar ha i ett projekt har du antagligen använt någon programvara för projekthantering.

Nyckeln till en smidig projekthanteringsprocess är att ditt team kan använda programmet effektivt. Men hur kan man se till att teamet använder programmet på bästa sätt? Och om de inte gör det, hur kan du få dem att bli bättre på det?

Genom att använda enkäter och frågetävlingar.

Innan vi går vidare till rollen frågetävlingar och enkäter spelar ska vi prata om vad ett projekthanteringsprogram är och hur de anställda i en organisation brukar använda det.

Projekthanteringsprogram – översikt

Projekthanteringsprogram låter medarbetare organisera, planera och genomföra enskilda projekt. Detta innebär bland annat att definiera slutprodukten och tidsschemat för varje projekt, tilldela uppgifter till rätt personer och möjliggöra samarbete och kommunikation mellan deltagare.

Användningen av ett projekthanteringsprogram varierar beroende på medarbetare och arbetsnivå. I allmänhet ser det ut såhär:

  • Medarbetare som innehar ledarskapsroller ser projekt på en bredare nivå

De kan till exempel skapa och analysera rapporter om de olika typer av projekt som pågår. Därifrån kan de se vem som arbetar på vad och hur väl projekten reflekterar företagets målsättningar.

  • Medarbetare som inte har ledarskapsroller fokuserar mest på sina projekt

Individuella medarbetare fokuserar i allmänhet på frågor som ”När ska detta projekt vara klart?”, ”Vad är nästa steg på detta projekt?” och ”Vilka projekt ska jag rikta in mig på nu?” så att de kan prioritera vad de ska lägga tid och energi på.

  • Medarbetare med uppgift att hantera teamets användning av programmet

Dessa medarbetare arbetar oftast med företagets drift. Deras uppgifter är bland annat att kontrollera att projekt hanteras på rätt sätt och genomförs i tid, och att personalen får relevant utbildning i programmet i god tid.

Eftersom projekthantering är nödvändigt för otaliga företag och anställda finns det massor av olika projekthanteringsprogram på marknaden. Några av de populäraste är Trello, Jira, Basecamp och Microsoft Project.

Enkäter hittar användningsområden och områden som kan förbättras

Hur använder din personal projekthanteringsprogrammet?

Fråga dem i en enkät! Här är några ytterligare relevanta frågor att använda:

  • Varför använder du vårt projekthanteringsprogram?
  • Ungefär hur ofta använder du vårt projekthanteringsprogram?

Svaren på frågorna avslöjar hur dina anställda drar nytta av programmet och i vilken utsträckning de har nytta av det. Men de avslöjar också om programmet inte utnyttjas i full utsträckning, antingen för att vissa områden inte är så användbara eller för att de anställda inte känner sig bekväma med att använda programmet på de sätten.

En enkät kan också hjälpa dig upptäcka hur projekthanteringsprogrammet kan tillföra mer värde för teamet. Medarbetarna kanske inte vill uttrycka sina åsikter öppet, men med en enkät – som låter de svarande vara anonyma – får de ett medium att lämna ärliga och genomtänkta svar genom.

Här följer några exempel på frågor du kan ställa:

  • Inom vilka av följande områden skulle du vilja att vårt projekthanteringsprogram förbättrades?
  • Vilka sätt skulle du vilja använda vårt projekthanteringsprogram på, som du inte kan nu?
  • Vilka (om några) av följande områden skulle du vilja få utbildning inom för att bli bättre på att använda vårt projekthanteringsprogram?

Sist men inte minst, se till att ta med minst en öppen fråga. De anställdas svar kan förvåna dig – och hjälpa dig fatta bättre beslut.

Frågetävlingar utbildar och hittar kunskapsluckor

Med frågetävlingar kan du få bättre insikt i personalens kunskapsnivå när det gäller programvaran och identifiera områden där mer utbildning behövs.

Det första steget mot att börja använda frågetävlingar är att dela in de anställda baserat på arbetsroll. Utveckla sedan en uppsättning lätta, medelsvåra och svåra frågor för varje roll du har definierat.

Säg till exempel att ett av segmenten är anställda i icke-ledarskapsroller som använder programmet för att hantera sina projekt. Dessa medarbetare behöver förstå saker som att:

  • Öppna ett ärende (lätt)
  • Skapa en rapport (medelsvårt)
  • Bygga en anpassad kontrollpanel (svårt)

Ha följande tips i åtanke när du designar frågetävlingen och analyserar resultaten:

  • Tilldela större vikt till frågor som rör viktiga ämnen eller de som är mer utmanande än de andra. På så sätt visar slutpoängen tydligare hur insatta de anställda är i programmet.
  • Om en svarande besvarar en fråga på fel sätt kan du skicka anpassningsbar feedback som inte bara belyser rätt svar men också förklarar varför det är rätt. Det ger de anställda en chans att lära sig och utvecklas.

Identifiera de frågor som oftast fick fel svar. Titta sedan på vilka felaktiga svar som valdes oftast. Informationen du upptäcker kan vägleda hur teamets utbildning behöver se ut.

Letar du efter ett enkelt sätt att se vad dina anställda kan? Hoppas du kunna utnyttja något av tipsen ovan? Prova vårt webbverktyg för frågetävlingar. →

Företagets projekthanteringsprogram är avgörande för att organisationen ska uppnå sina mål. Se till att få så mycket ut av programmet som möjligt genom att ta dig tid att utröna hur det används, var det är mindre användbart och hur personalen skulle kunna dra nytta av utbildning. Frågetävlingar och enkäter kan bidra med de insikter som behövs för att täcka alla dessa områden.

Se hur SurveyMonkey kan uppmuntra din nyfikenhet