Syftet med slutintervjuer är att få insikter om varför medarbetare väljer att sluta och vad som kunde ha fått dem att stanna. Slutintervjuer fyller ett syfte, men nackdelen är att de nästan alltid är ineffektiva när det gäller att behålla viktiga medarbetare.

Istället vore det bättre att hålla regelbundna medarbetarsamtal för att få en bättre bild av hur värdefull personal ser på sina arbeten och på företaget – innan de börjar ägna lunchrasten åt att leta efter nytt jobb hos konkurrenterna.

Medarbetarsamtal visar för de anställda att deras tankar och bidrag är värdefulla. Den typen av samtal kan vara ett viktigt verktyg för att behålla personal så att du slipper de kostnader och det tidskrävande arbete som en hög personalomsättning medför.

Kostnaderna för hög personalomsättning kan leda till lägre lönsamhet, låg arbetsmoral och försämrad kvalitet på det ni jobbar med. Men med medarbetarsamtal kan man vända utvecklingen, få användbar information som bidrar till att personal vill stanna kvar, och ditt företag kan bli en bättre arbetsplats.

Kostnaden och den ineffektivitet som anställning och utbildning av ny personal medför kan påverka personalomsättningen och skada personalens produktivitet och moral. Hög personalomsättning kan över tid leda till:

Dessutom är dagens kunder och konsumenter smarta, och en del kanske blir tveksamma till att göra affärer med ett företag där de får en ny kontoansvarig varannan månad, inte får den experthjälp de förväntar sig när de ringer eller får en känsla av att de anställda inte är nöjda. Man kan kort sagt säga att de anställda är den mest värdefulla tillgången ett företag har – ta väl hand om dem. 

Medarbetarsamtal är en viktig strategi för att avvärja de här riskerna innan de blir verklighet. Med hjälp av medarbetarsamtal kan cheferna ta pulsen på sina teammedlemmar och få en bättre bild av vad de tycker och vilka problem de upplever påverkar produktiviteten, arbetsmoralen och engagemanget i organisationen.

Medarbetarsamtal är samtal som hjälper cheferna att förstå varför medarbetarna stannar på företaget – och vad som skulle leda till att de slutar. I ett effektivt medarbetarsamtal ställer cheferna strukturerade standardfrågor på ett avslappnat sätt.

Oftast tar ett medarbetarsamtal en halvtimme och genomförs två till tre gånger om året. Även om tidsåtgången är minimal så är de potentiella vinsterna stora, både med tanke på att man får insikt i vilka faktorer som får medarbetarna att stanna och vilka problem som kan få dem att fundera på att sluta.

De här avstämningarna kan vara särskilt värdefulla för att ta pulsen på högpresterande medarbetare i god tid innan de börjar fundera på att sluta. Du kan få direkt feedback från dem om vad som får dem att stanna hos er och vad som kan tänkas locka dem till någon annan.

Om du förstår de bäst presterande anställdas drivkrafter kan du erbjuda dem den ersättning som behövs för att behålla dem i företaget. Enligt en Gallup-rapport söker 64 % av anställda efter en bättre balans mellan arbetsliv och fritid. Istället för att få det på ett annat företag kan du ändra om hos er, så att de anställda får mer frihet. Medarbetarsamtal kan peka dig i rätt riktning när du vill förstärka medarbetarnas engagemang och minska avhoppen.

Medarbetarsamtalen är något som både företaget och de anställda tjänar på.

Det faktum att ni har de här samtalen sänder en tydlig signal till de anställda om att deras synpunkter är viktiga, och de kan berätta om eventuella farhågor och om sådant som de uppskattar och som fungerar bra.

Medarbetarsamtal hjälper dig att upptäcka tidiga varningstecken på sådant som kan leda till högre personalomsättning. Det kan vara särskilt användbart för att identifiera trender som kan påverka flera av dina duktigaste medarbetare. Du får veta vad som behöver göras och hinner göra det i tid samtidigt som du visar att du tar medarbetarnas synpunkter på allvar. Dessutom minskar du risken för att era duktigaste medarbetare slutar en masse.

Det är svårt att kvantifiera exakt vilken roll medarbetarsamtalen har när det handlar om att behålla de bästa medarbetarna och minska den totala personalomsättningen. Ändå visar studier gång på gång att de företag som har ett starkt engagemang också vinner många andra fördelar, bland annat att fler stannar kvar, större personaltillfredsställelse, bättre lönsamhet och högre avkastning.

För att genomföra effektiva medarbetarsamtal behöver du skapa en tydlig process som alla medarbetare förstår. Eftersom syftet med medarbetarsamtal är att samla in information som ni kan använda för att förbättra de anställdas tillfredsställelse bör ni ge dem gott om tid att fundera på idéer och förslag. Om de inte har varit med om ett medarbetarsamtal tidigare är det bra att förklara vad det är och varför de hålls.

I det sista steget kan du visa medarbetaren att det som sades under samtalet var viktigt för dig. Inget undergräver syftet med medarbetarsamtal snabbare än att inte agera på de problem och den oro en anställd tagit upp.

Utöver att planera samtalet ordentligt och sätta upp mål är det viktigt att hålla samtalen strategiskt och genomtänkt. Det påverkar direkt möjligheten till uppriktig och tydlig feedback från den anställde. Bland annat bör du tänka på följande inför och under samtalen.

Medarbetarna är upptagna och deras tid är värdefull. Att plötsligt planera in ett samtal visar inte bara brist på respekt, utan det kan också oroa medarbetarna och få dem att tro att orsaken till samtalet är något fel de gjort.

Var transparent om vad medarbetarsamtal är och varför de hålls. Var tydlig med att de synpunkter du får är tänkta att identifiera eventuella problem eller hinder samt ge idéer till möjliga förbättringar.

Det är viktigt att du berättar vad medarbetarsamtal är och ger de anställda gott om tid att förbereda sig inför det. Helst ska du redan tydligt ha informerat om syftet med samtalet. Det är också kutym att ge de anställda detaljerad information om de frågor du vill ta upp så att de kan samla tankarna och förbereda sig på att förmedla dem när ni sätter er ner för att prata. Genom att utföra en enkät om personaltillfredsställelse före medarbetarsamtalet kan du också få viktig information som ni kan fördjupa er i under samtalet.

Ett medarbetarsamtal ska kännas som ett samtal, inte ett förhör. Den plats du väljer kan bidra i hög grad till att förmedla detta. Välj en plats som är så bekväm och avskild som möjligt för den anställda du ska prata med. Medarbetarsamtal förs med fördel öga mot öga, så att du kan dra nytta av kroppsspråket och enklare föra ett engagerat samtal. Om du måste föra samtalet via videolänk bör du välja en tidpunkt när arbetsbelastningen inte är så hög.

Medarbetarsamtal är motsatsen till personalutvärderingar. Enkelt uttryckt utvärderar de anställda ditt ledningsteam och organisationen som helhet i ett medarbetarsamtal. Därför bör det stå klart för dem att det här medarbetarsamtalet inte har något med personalutvärderingen att göra och att det de säger här inte påverkar den.

De bästa medarbetarsamtalen har en balans mellan på förhand bestämda frågor och spontana infall som leder samtalet i nya och oväntade riktningar för att få en bättre förståelse för vad medarbetaren tycker och tänker. De bästa frågorna i medarbetarsamtal bör få medarbetarna att förstå följande.

Alla tycker om att få en komplimang, även de som påstår att de inte gör det. Med det i åtanke kan du formulera frågor så att du förmedlar den uppskattningen. Ett sätt att göra det är att framhäva något de är duktiga på eller någon av deras senaste prestationer. Men ett varningens ord: överdriv inte. De anställda känner av om du försöker fjäska för dem eller berömmer dem överdrivet och det kan ha helt motsatt effekt.

Ett bra resultat är värdefullt, och det är i slutänden nyckeln till en anställds framgång – och till företagets. Men allt handlar inte om att vinna. De anställda måste förstå att du bryr dig om mer än bara deras prestationer, du bryr dig också om vem de är som person och de utmaningar de möter i livet. Genom att ha äkta empati och förståelse försäkrar du medarbetarna om att deras åsikter och idéer är viktiga för dig.

Med medarbetarsamtal kan du få insikt i personalens utmaningar, i många fall innan de förvärras så mycket att viktiga medarbetare funderar på att byta jobb. Var tydlig med de anställda om att du uppskattar deras synpunkter och att du tänker göra ditt bästa för att ta itu med problemen eller införa förbättringar.

De bästa medarbetarsamtalen identifierar både problem och möjligheter. Du kanske får veta att flera anställda är mer produktiva och engagerade om de får arbeta både hemifrån och på kontoret. Eller så kanske du upptäcker att en framgångsrik medarbetare tycker det är roligt att hjälpa andra att lyckas, och då kan du leta efter tillfällen att låta denne fungera som mentor åt andra. De här åtgärderna visar att du hela tiden investerar i de anställda för att försäkra dig om att de fortsätter att trivas och växa i sina roller.

Medarbetarsamtal kan ge möjlighet till en rad förändringar som, fast de inte är dyra att genomföra, kan påverka hur de anställda upplever sitt arbete. Du kanske får reda på att medarbetarna känner sig rätt utmattade i slutet av en lång arbetsvecka. Genom att införa en policy som ger dem möjlighet att sluta redan klockan två på fredagar kan du visa att du lyssnat på dem och gör något åt deras problem. Det kan också handla om att förändra kontorslandskapet för att underlätta spontana samarbeten eller ge större avskildhet. Den här sortens åtgärder visar att du är lyhörd och förstår dina anställda, vilket på längre sikt förbättrar engagemanget såväl som lojaliteten.

Slutintervjuer kan fortfarande vara viktiga att hålla, men om du inför medarbetarsamtal kan behovet av dem faktiskt minska. Medarbetarintervjuer kan hålla teamen engagerade, nöjda, produktiva och motiverade. Ett system med låg kostnad och chans till goda resultat i och med lägre personalomsättning – det blir inte mycket bättre än medarbetarsamtal. Om du behöver verktygen och tekniken för att genomföra interna medarbetarundersökningar, sortera resultat och öka engagemanget kan du hitta en SurveyMonkey-plan som passar för dig.