Hantering av evenemangsfeedback: Utforma effektiva enkätfrågor att använda före och efter evenemang

Evenemangsarrangör rankas genomgående som ett av de mest stressiga jobb som finns – strax under brandmän, piloter och soldater. 

När du rusar genom kongresscentret för att fråga om en reservgenerator, eller frenetiskt ringer catering om ett saknat lunchalternativ, eller försöker lugna din huvudtalare när denne får panikattack, är nog det sista du tänker på att skapa ett feedbackprogram. Men feedback är precis vad du behöver för att undvika den här typen av stressmoment i framtiden. 

Enligt Eventbrites 2022-pulsrapport planerar 50 procent av de evenemangsansvariga att hålla ett hybridevenemang. Det ger dem möjlighet att samla in värdefulla insikter för bättre evenemangsupplevelser. Insikter från evenemangsenkäter kan hjälpa dig att:

Detta rekommenderas för enkäter i allmänhet, men är särskilt viktigt när det gäller evenemangsenkäter. Deltagarna gör dig en tjänst genom att fylla i den här enkäten, så du måste ta hänsyn till att de har ont om tid. Försök att begränsa dig till fem frågor och håll dig till det viktigaste.

Använd en eller två öppna frågor för att be om allmän feedback eller idéer. Utforma resten av enkäten (särskilt de logistiska frågorna) med flervalsfrågor som innehåller alternativet ”Annat”. Om du behöver ställa fler än fem frågor kan du använda överhoppslogik så mycket det går för att se till att de svarande bara ser frågor som är relevanta för dem. Fråga dem inte om de gillade salladen på lunchen om de inte var med på lunchen.

Självklart vill du få in så mycket evenemangsfeedback som möjligt, men att kräva svar på varje enskild fråga motverkar syftet eftersom det innebär att deltagarna måste svara på alla frågor på sidan för att du ska se deras svar. 

Vi skulle till och med rekommendera att du inte gör någon av frågorna obligatoriska om du kan undvika det. All information du samlar in är bra, och även om deltagarna hoppar över ett par frågor får du feedback från deras andra svar. 

Undantaget från detta är frågor som använder överhoppslogik för att visa olika versioner av enkäten baserat på deltagarnas svar. Du måste göra dessa frågor obligatoriska, så försök att placera dem i början av enkäten. 

På tal om att ha saker tidigt i enkäten, här kommer ett annat tips: Ställ de mest kritiska frågorna först. För de flesta evenemang är det här en bred fråga om deltagartillfredsställelse, till exempel ”Hur skulle du betygsätta evenemanget överlag?” eller ”Hur troligt är det att du skulle rekommendera evenemanget till en vän?”. 

Placera den här frågan på en egen sida innan du går mer in på detaljer. När de svarande klickar på ”nästa” samlar SurveyMonkey in och loggar svaret, så även om de tappar intresset efter halva enkäten och inte slutför den får du svar på din viktigaste fråga. 

Placera de frågor som är svårast att svara på sist. Det är bättre att få ofullständiga uppgifter från ett stort antal deltagare som svarar på dina första frågor än fullständigt slutförda evenemangsenkäter från färre personer.

Det är också bra att ge dina evenemangsenkäter ett enkelt flöde genom att gruppera frågor efter ämne så att deltagarna kan förstå och svara snabbare och enklare. Du kanske till exempel har några frågor om evenemangsinnehåll på en sida och några frågor om logistik på nästa sida.

Spara eventuella frågor om demografi till den allra sista sidan. Det är mindre viktigt än din faktiska evenemangsfeedback, men kan vara användbart för att filtrera och identifiera trender. 

Ange inte bara en länk till din enkät i e-postmeddelandet som du skickar efter ett event. Bädda in din första fråga i själva mejlet. E-post är i allmänhet det vanligaste sättet att kommunicera med deltagarna, och genom att bädda in din enkät direkt i mejlet är det lättare att svara snabbt, och utan att behöva klicka på en länk. På så sätt får du högre svarsfrekvens och mer korrekta resultat. 

En SurveyMonkey-studie fann att antalet öppnade enkäter ökade med 22 % när den första frågan visades direkt i mejlet. Och det är inte bara mer sannolikt att deltagarna öppnar en enkät där de ser den första frågan, det är också 20 % mer sannolikt att de slutför hela enkäten.

Om folk har bestämda åsikter om ditt evenemang, oavsett om de älskade det eller hatade det, är det mer troligt att de fyller i enkäten och ger uttryck för sina starka känslor. Men för att få riktigt robusta insikter behövs mer än så. Du behöver fler svar, och du behöver fler måttfulla svar. Gruppen av människor som tyckte att evenemanget var okej är viktiga. Det är de som du kan konvertera till superfans om du lyssnar noga på deras evenemangsfeedback.

För att inspirera människor som har mindre starka åsikter att svara på enkäten bör du strukturera den på ett sätt som gör det så lätt som möjligt (enkäter med flervalsfrågor osv.) och se till att ta med frågor med likertskala (en skala med svarsalternativ som går från ”Instämmer inte alls” till ”Instämmer i hög grad”) för att ge dem som befinner sig i mitten en chans att uttrycka sina åsikter på ett korrekt sätt. 

Det är bra att ta reda på deltagarnas allmänna uppfattning genom att använda enkäter efter evenemanget, men det kan även vara en fördel att skicka ut enkäter under evenemanget om det sträcker sig över mer än en dag. 

Ett kort frågeformulär kan till exempel användas efter varje session för att få insikter om specifika sessioner under evenemanget. För den här typen av enkäter är det bäst att begränsa antalet frågor till högst fem. Tänk på att hålla frågorna korta och skriva dem som slutna frågor så att de är lättare att svara på. Det är också en bra idé att använda en lista med flervalsfrågor eller en betygsskala, eftersom det ger deltagarna alternativ utan att de behöver lägga ner för mycket tid. 

Här är de viktigaste tipsen om hur du skapar en enkät för evenemangsfeedback: 

Undrar du vilken typ av frågor du ska ställa? Här är 15 enkätfrågor du kan ställa efter nästa evenemang.

Evenemangsfeedback är inte alltid enkel att tolka. Ibland måste du plöja igenom motstridiga rapporter och ofullständiga data. Och ibland kan datan snedvridas av personer som rusade igenom enkäten utan att läsa den eller helt enkelt inte bryr sig. En helhetsanalys av resultatet kan hjälpa dig att förstå vad du ser.

Du kan använda enkäter före, under och efter evenemanget för att ge deltagarna bästa möjliga upplevelse och främja dina andra marknadsföringsmål. Så här gör du. 

Om du har använt en streamingtjänst som Netflix eller Spotify förstår du säkert värdet av personlig anpassning. Alla gillar att få en upplevelse som är skräddarsydd efter deras intressen. Tänk dig att kunna göra samma sak för dina evenemangsdeltagare. Det är vad enkäter före evenemang är till för.

Enkäter före evenemang kan hjälpa dig att uppnå två huvudmål: att ta fram så relevant innehåll som möjligt och förbättra logistiken – frågor om kostbegränsningar, transport, ankomsttider osv. I båda fallen gäller att ju mer du kan planera i förväg, desto bättre. 
Hur du utformar enkäten beror på ditt mål och hur mycket inflytande du vill ge dina deltagare. Du kan be deltagarna hjälpa till att välja talare eller viktiga ämnen eller bara samla in frågor om föreläsningarna i förväg.

Hur du strukturerar, tajmar och skickar enkäten före evenemanget varierar kraftigt beroende på hur mycket inflytande du är beredd att ge dina deltagare. De flesta evenemangsarrangörer är antagligen inte villiga att låta gästerna välja talare, men att komma fram till ämnen för workshoppar eller diskussionspunkter tar mer tid att analysera och agera på än en enkel logistikenkät.  

Det här måste du bestämma innan du börjar utforma enkäten som du skickar före evenemanget.

Dina enkätfrågor varierar beroende på vilken typ av evenemang du anordnar, men här är en mycket allmän mall för enkät före evenemang som du kan anpassa till dina behov.

Här är några andra exempel:

Tidsramarna för enkäter före evenemang beror på hur mycket input du vill ha. Du kan gå tillväga på några olika sätt.

Alternativ 1: För maximalt inflytande (som att hjälpa till att välja ämnen osv), skicka enkäten 3–4 månader före evenemanget. Då får du gott om tid att samla in och analysera feedback och dela den med talaren. Beroende på evenemangets storlek och typen av talare kan det här även ge dig tillräckligt med tid att välja talare (om du till exempel planerar en intern workshop på ditt företag, istället för en hel konferens).

Alternativ 2: Om du frågar om logistik och demografi (var bor du? Vad är din befattning?), så är 2–3 veckor innan evenemanget mer lämpligt. Du får den information du behöver och deltagarna börjar se fram emot evenemanget.

Alternativ 3: Det sista alternativet är att skicka två enkäter, en flera månader före evenemanget och en några veckor innan. Det här alternativet ger dig maximal feedback men innebär lite mer jobb för deltagarna. I allmänhet är två korta enkäter som skickas med långa mellanrum OK när det gäller deltagarupplevelse, men tänk på att du fortfarande ber dem att göra dig en tjänst. Du kan också välja att skicka den första enkäten till en utvald grupp med värdefulla deltagare, vilket minskar risken för att andra blir trötta på enkäter. Dessutom visar du den utvalda gruppen hur mycket du värderar deras åsikter.

Oavsett när du bestämmer dig för att skicka ut dina enkäter är det bästa sättet förmodligen via e-post. Aktuella studier visar att det är så de flesta föredrar att kommunicera med företag. 

Det första du ska göra med resultaten är givetvis att utforma ett skräddarsytt evenemang. Men det här är också ett bra tillfälle att kartlägga deltagarnas demografi. Hur många människor reser från andra orter? Hur många representanter finns det från olika branscher?

Du kan använda den informationen för att informera om framtida evenemang, utvärdera dina marknadsföringskampanjer före evenemanget för att förstå vilka du attraherade och varför, samt filtrera efter trender.

En del av denna information kan också hjälpa dig vid budgetförhandlingar. Om du kan bevisa att dina deltagare är en värdefull målgrupp och att de är intresserade av ett visst ämne eller en viss typ av upplevelse kan du motivera lite extra resurser. Exportera tabeller och diagram och bädda in dem i presentationer för att belysa dina argument.

Enkäter under evenemanget är en guldgruva för både evenemangsmarknadsförare och marknadsundersökare. Det är det perfekta tillfället att få genuina intryck från människor medan de upplever evenemanget. Oavsett om du är intresserad av feedback om din produkt, evenemanget eller ett allmänt branschperspektiv är evenemang ett sällsynt tillfälle att få direkta insikter om en viss målgrupp. 

Enkäter under evenemanget kan hjälpa till på två olika sätt: 1) generering av kundkontakter och 2) marknadsundersökning. Till skillnad från enkäter före och efter evenemanget handlar dessa mindre om att anordna ett bra evenemang utan om att få mer värde från det.

Att skapa kundkontakter är anledningen till att många företag väljer att ha evenemang överhuvudtaget. Det är en mycket viktig del av evenemangets framgång. Ditt främsta mål för enkäter för att skapa kundkontakter är att göra enkäterna så enkla och lockande som möjligt.

När det gäller marknadsundersökningar kan dina mål vara lite mer mångfacetterade, som att få insikter för produktutveckling eller marknadsföring eller datapunkter för framtida innehåll. Enkäter under evenemanget kan ge dig insikter om:

Enkätens utformning är olika beroende på om du använder den för kundkontakter eller marknadsundersökning. För att skapa kundkontakter är det bäst att välja en kort enkät som fokuserar på kontaktuppgifter och information om deras arbetsgivare och befattningar, med lite utrymme för annat. Marknadsundersökningar, å andra sidan, varierar beroende på vad du frågar om. 

Här är några tips för marknadsundersökningsenkäter under evenemanget:

Bästa praxis för enkäter för kundkontakter är mycket enklare: få all information du behöver så koncist som möjligt.

Oavsett ändamål kommer dina metoder för att samla in svar ofta att vara liknande. Här är dina främsta alternativ:

Viktigt att tänka på: Stora evenemangsutrymmen och mässor har ofta anslutningsproblem, så lita inte på att wifi-uppkopplingen alltid fungerar för att kunna genomföra enkäterna. Med SurveyMonkey Anywhere kan du samla in svar offline. Informationen laddas upp till molnet nästa gång du ansluter. 

Om du har varit på en konferens någon gång känner du förmodligen till en annan sak som kännetecknar personliga enkäter: incitament. T-shirts, superhjältefigurer, lotterier med chans att vinna en iPad eller en krukväxt – allt är en del av konferensupplevelsen.

 Om du vill satsa på en hög svarsfrekvens och en automatisk belöning till dina enkätdeltagare kan SurveyMonkeys integrering med Sendoso automatiskt dela ut presentkort, företagsartiklar eller andra belöningar när någon slutför en enkät. 

Exempel på populära incitament är presentkort, mat eller dryck, tillbehör, företagsartiklar eller deltagande i ett lotteri. Men om du vill vara ännu mer kreativ föreslår Sendoso mer unika erbjudanden, så som:

Om du vill veta mer om att genomföra egna marknadsundersökningar kan du kolla in vår Definitiva guide till marknadsundersökningar. 

Här är några typiska områden att täcka i en enkät som endast är avsedd för potentiella kunder:

Marknadsundersökningsenkäter varierar mer, men bästa praxis är att välja ut tre eller så huvudområden som du är intresserad av att veta mer om och ha en eller två frågor om varje område. 

Anta att Spark Industries funderar på att bygga en ny produkt, till exempel en jetsuit. De kan använda SparkX som ett sätt att mäta intresse, bedöma eventuella säkerhetsproblem och identifiera tänkbara köpare som mål.

Om du vill genomföra egna marknadsundersökningar kan vår definitiva guide till marknadsundersökningar hjälpa till.

Kiosker, affischer och monterpersonal innebär att du kan ha dina enkäter under evenemanget öppna så länge evenemanget pågår. Områden nära toaletter och matställen är ofta bra platser att inrikta sig på, eftersom det är mer sannolikt att deltagarna vandrar omkring där när de har en paus (eller står i kö).

Andra tillfällen att dra uppmärksamheten till dina enkäter är:

Det finns några olika saker att göra med enkäter som samlats in under evenemanget när allt är överstökat.

När evenemanget är över vill du antagligen ta ett glas champagne och ligga på soffan ett tag. Men det finns en sista sak du behöver göra – snabbt: skicka ut din enkät efter evenemanget. 

Så här skapar du en enkät efter evenemanget:

Enkäter efter evenemang är din bästa chans att få koll på hur evenemanget gick, bevisa avkastning på investering och få insikter inför nästa gång.

Enkäter efter evenemanget brukar vara en blandning av strukturerade frågor och ledigt utrymme där deltagarna kan berätta vad de tycker. Det är bra att utforma din enkät efter vad du tror gick bra och vad som gick dåligt, men också lämna utrymme för fri feedback, som faktiskt kan vara mest värdefull.

Evenemangsarrangörer kan sällan koppla av och faktiskt uppleva sitt eget evenemang medan det pågår, vilket innebär att de missar saker. Enkäter efter evenemang understryker de bra och dåliga saker som du kanske har missat och ger dig en sista chans att engagera deltagarna.

Enkäter efter evenemanget är ofta den sista kontakt du har med deltagarna, så du kan också använda mejlet som ett tillfälle att tacka för att de kom och uppmuntra dem att engagera sig vidare (t.ex. att registrera sig för nyhetsbrev eller connecta med andra deltagare på LinkedIn).

Tillsammans med Eventbrite har vi tagit fram en expertutformad enkätmall. Du kan använda den här som utgångspunkt och anpassa den efter dina behov.

Begränsa antalet öppna frågor till en eller två, till exempel ”Vad gillade du mest med evenemanget?” och ”Vad kan förbättras?” 

Det är bäst att skicka enkäten inom en arbetsdag efter evenemanget. Deltagarnas åsikter blir snabbt mindre tydliga. De glömmer detaljerna, håller inte fast vid sina ursprungliga instinkter och kanske till och med blandar ihop ditt evenemang med andra evenemang de har varit på. Genom att samla in feedback så snabbt som möjligt får du ett tydligare och mer detaljerat resultat. 

Om du inte vill behöva tänka på att skapa enkäten efter evenemanget kan du göra livet enklare genom att schemalägga den i förväg. 

Du kommer också att vilja följa upp med folk som inte svarar på din enkät. (Tips! Du kan automatisera detta också.) Ge deltagarna ett par dagar att svara och skicka sedan en eller två påminnelser under de kommande veckorna. Skicka aldrig fler än tre påminnelser, och se till att sluta skicka påminnelser efter någon månad. Information som du får så långt efter evenemanget är inte till hjälp i vilket fall. 

Det främsta skälet till att människor använder enkäter efter evenemang är att spåra framsteg över tid. Jämför dina resultat med dina tidigare evenemang för att spåra tillväxten och se hur olika aspekter av ditt evenemang förändras över tid. Använd kontinuerligt en enkel NPS-fråga i varje enkät för att se hur deltagarnas attityder förändras.

Ärlig feedback från deltagarna är den bästa presenten en evenemangsmarknadsförare kan få, om du agerar på den. Du kan alltid lära dig något. Även om all din feedback inte är perfekt så är det ändå en möjlighet att utvecklas och vara innovativ. 

Evenemangsplanering är otroligt krävande, varierande och viktigt. Ge dig själv de resurser du behöver för att lära dig efterhand – inklusive feedbackverktyg – och var snäll mot dig själv medan du rättar till saker som kanske inte fungerade så bra. Du kan alltid lära dig något. 

Få tillgång till SurveyMonkey-enkätfrågor att använda före och efter evenemanget. Använd vårt program för upplevelsehantering för att analysera enkäter för evenemangsfeedback och få optimala insikter.