Den definitiva guiden till hur man håller event: från planering till succé efteråt

Eventkoordinator skulle kunna rankas som ett av de mest stressiga jobb som finns – strax under brandmän, piloter och soldater.

Det är logiskt när man tänker på alla ansvarsområden de har.

Som eventkoordinator har man många roller, t.ex. projektledare som sköter budgeten, inredare som designar lokalen, ansvarig för kontakten med gästerna så att alla har det bra. Ibland får man agera terapeut för inbjudna talare som blir nervösa. 

De bästa eventkoordinatörerna förstår precis vad som ingår och vet hur man arrangerar minnesvärda event. Det kan du också göra.

Den här guiden förklarar vikten av evenemangshantering, planering och hur du kan använda evenemangsfeedback för att förbättra kommande event.

Eventkoordinering är processen att planera, organisera och genomföra event av alla typer och storlekar. Det omfattar allt från inledande utveckling av konceptet till utvärdering efteråt och kräver kunskaper inom logistik, budget, marknadsföring och gästupplevelsehantering.

Eventkoordinering är ett strategiskt tillvägagångssätt för att förbättra deltagarupplevelsen.

Eventansvariga kan skapa minnesvärda och engagerande upplevelser genom att fokusera på deltagarnas behov och preferenser. Det skapar en positiv stämning bland deltagarna och spelar en avgörande roll för att skapa en positiv varumärkesimage.

Ett väl genomfört evenemang, där deltagarna känner sig uppskattade och nöjda, stärker varumärkeslojaliteten och uppmuntrar till positiv reklam från mun till mun, vilket i slutändan bidrar till organisationens framgång på lång sikt.

Eventkoordinering ger också ett ramverk som evenemangskoordinatorerna kan använda för att hantera vanliga problem, till exempel:

Här går vi närmare in på åtta olika steg i koordinering av event. De här stegen är alla lika viktiga när du ska ordna lyckade företagsevent. 

Det första steget i eventhantering är att sätta upp mål för tillställningen. 

Tydligt definierade mål redan från början blir en vägledande princip när du tar fram färdplanen för eventet. Dessa mål kan handla om att generera kundkontakter, deltagarengagemang eller att nå ett visst intäktsmål.

Tänk på att du kan ha flera mål med eventet. En gymnasieträff kan till exempel syfta till att återknyta kontakten med gamla klasskamrater samtidigt som man samlar in pengar till ett gott ändamål.

Det finns tre huvudsakliga format för att hålla event: fysiska event, virtuella event och hybridevent. Alla olika format har sina egna, unika egenskaper som kan påverka olika delar av planering och genomförande. 

Oavsett vilket format du väljer är det viktigt att noga överväga både målgrupp och mål. Med det här genomtänkta tillvägagångssättet kan du implementera effektiva strategier för att nå ut till deltagarna och se till att ni uppnår önskat resultat. 

Den inledande fasen är mycket viktig i planeringsprocessen och lägger grunden för hela projektet. Under den här fasen genomför eventkoordinatorn grundliga undersökningar för att:

Det är viktigt att ha ett nära samarbete med värden under denna fas, då eventkoordinatorn arbetar hårt med att utvärdera vad som är möjligt inom budget och samtidigt maximera evenemangets kvalitet och upplevelse. 

Därefter kommer eventkoordinatorn att utforma en mer detaljerad tidslinje med alla viktiga milstolpar och deadlines för effektiv logistikplanering.

Den här tidslinjen kan innehålla viktiga milstolpar som att:

Alla milstolpar planeras in noggrant för att säkerställa ett smidigt flöde av aktiviteter fram till evenemanget, vilket ger gott om tid för anpassningar vid behov. 

En omfattande och detaljerad eventplan är grunden för ett lyckat arrangemang.

Den bör tydligt definiera omfattningen och beskriva eventets syfte, målgrupp, format och viktigaste mål. Schemat måste innehålla viktiga datum, milstolpar, deadlines och en välstrukturerad tidslinje för planering före eventet, logistik för dagen för eventet och uppföljning efteråt.

I avsnittet med aktiviteter bör det dessutom finnas information om programagenda, sessioner eller presentationer, underhållning, nätverksmöjligheter och eventuella tillägg som workshops eller utställningar.

När du planerar event för din organisation måste du sätta ihop ett team med experter. Några av de nyckelroller du kan dela ut är:

Läs också: 10 tips på hur du kan bli ännu bättre på att arrangera evenemang

Till stora event kan det krävas tillstånd eller licenser för att uppfylla lokala bestämmelser. Dessa bestämmelser kan variera kraftigt beroende på evenemangets plats och art.

Om du i förebyggande syfte kontaktar kommunen kan du få hjälp att hitta rätt bland de specifika krav som gäller för ditt event.

Se till att vara ute i god tid för tillstånden, eftersom vissa av dem kan ta flera veckor eller månader att få.

Trots all planering kan det ibland gå snett. En talare kan bli matförgiftad eller så kan det börja regnet när eventet hålls utomhus. En beredskapsplan gör att eventet ändå kan bli lyckat.

Leverantörer kan komma att boka av sent, så det är bra att ha reservalternativ och utvärdera dem i förväg. Om eventet anordnas utomhus bör du dessutom hitta en alternativ plats vid dåligt väder.

Det här är förebyggande åtgärder som kan minska stressen och säkerställa att upplevelsen blir minnesvärd för dig och deltagarna, av rätt skäl. 

Ta hänsyn till mål och målgrupp när du väljer lokal.

En företagskonferens kan till exempel kräva en professionell miljö med avancerade AV-funktioner, medan en insamlingskampanj kan ha en mer informell atmosfär.

Utvärdera varje platsalternativ utifrån uppsatta kriterier, som kapacitet, läge, bekvämligheter och tillgänglighet. Att förstå tonen, syftet och förväntade resultat av eventet kan hjälpa till att välja ut de alternativ som passar bäst.

Du kommer sannolikt att samarbeta med externa leverantörer av catering, AV-utrustning och inredning.

För att effektivisera samordningen och hantera logistiken kan du använda ett formulär för registrering av utställare så att du kan samla in viktig information (t.ex. kontaktuppgifter, vilka tjänster det gäller, försäkringar och tillstånd).

Genom att implementera ett betalningsformulär för leverantörer kan du dessutom spåra betalningar, hantera budgetar och säkerställa snabb ersättning. De här administrativa verktygen hjälper till att förtydliga kommunikationen och se till att verksamheten bakom kulisserna fungerar som den ska.

Ett registreringsformulär online är ett av de mest effektiva sätten för en effektiv process och hantering av gästinformation i realtid.

Onlineformulär gör det enklare att samla in viktig information om deltagare, till exempel kontaktuppgifter, önskemål om kost och val av sessioner, vilket underlättar planering och logistik.

Du vet inte det du inte vet. Trots all din erfarenhet är det alltid värdefullt att samla in feedback om eventplanering.

En enkät om evenemangsplanering kan hjälpa dig att förstå deltagarnas förväntningar och behov. Du kan till exempel undersöka behov av tillgänglighet och specialkost.

Att integrera enkäter i verksamheten före eventet är bra evenemangshantering.

Även om det inte är så spännande är budgeten avgörande för att evenemanget ska lyckas. Budgetposter kan bland annat vara:

Prioritera viktiga utgifter och identifiera potentiella områden för kostnadsbesparingar för att hålla kostnaderna i schack. Med kostnadsuppskattning kan du se hela bilden av vad budgeten medger. Det är viktigt att du täcker de väsentliga kostnaderna innan du överväger extra utgifter. 

För att hantera ekonomin för eventet kan du använda specialiserade program för eventkoordinering och noggrant spåra och övervaka dina utgifter.

När utgifterna spåras och följs upp bidrar det till öppenhet, vilket skapar förtroende hos sponsorer och intressenter och ger dig möjlighet att identifiera potentiella kostnadsbesparingar.

Dessutom kan en analys av tidigare utgifter hjälpa till att prognostisera och bidra till att budgeten hålls på kommande event.

På stora evenemang kan sponsorer och samarbetspartner kvitta evenemangets kostnader. Sponsorer kan också ofta höja värdet på eventet och genom sitt varumärke bidra till att det får mer uppmärksamhet. Du behöver också ta reda på hur ditt event kan generera extra intäkter. 

När du har valt lokal är det dags att ordna med utformning och inredning. Det handlar om att optimera miljön för att underlätta för folk att röra sig runt, få effektiv placering av sittplatser och tydligt avgränsade aktivitetsområden. 

Här handlar det om tre viktiga faktorer. 

Ytterst är målet att skapa en inbjudande atmosfär där gästerna trivs, kan ta sig runt och delta fullt ut i evenemanget.

Evenemangstekniken varierar beroende på formatet.

För fysiska evenemang eller hybridevenemang kan du behöva audiovisuell utrustning (AV), Wi-Fi, en scen och ljusfunktioner. Virtuella evenemang kräver bland annat en tillförlitlig internetanslutning.

Det är att rekommendera att anlita en återförsäljare som tillhandahåller den nödvändiga utrustningen och hanterar installationen.

Se till att du har personal på plats i lokalen, till exempelvis registrerings- eller incheckningsdisk samt skyltar för att välkomna och guida gästerna vid ankomst.

Dessutom behöver du ordna så att gäster med funktionsnedsättning eller andra behov av tillgänglighet kan röra sig obehindrat. Det kan handla om att tillhandahålla rullstolsramper och särskilda sittplatser.

Dina deltagares och leverantörers säkerhet bör ha högsta prioritet. Se till att nödrutiner upprättas, att det finns tillgång till första hjälpen-material och att det finns en plan för folksamling. För att öka säkerheten kan du också överväga att anlita en privat säkerhetstjänst för eventet.

Du vill att ditt evenemang ska bli en succé, eller hur? Det innebär att du måste öka deltagande och engagemang genom en skräddarsydd marknadsföringsstrategi.

För att marknadsföra ditt kommande evenemang bör du överväga:

Det finns inget värre än att planera ett helt event och sedan inse att du missat möjligheter att marknadsföra det. En tidslinje för marknadsföring bör innehålla aptitretare före lansering som lockar målgruppen, officiella meddelanden och påminnelser om att det snart är dags. Med en tidslinje för marknadsföring håller kommunikationen schemat för att locka till engagemang. 

Skapa iögonfallande eventsidor för att marknadsföra evenemanget. Du kan till och med använda reklamfilmer där och i sociala medier. Anlita en grafisk formgivare för att skapa anpassad grafik som du kan dela med dig av online och inspirera deltagarna med. Att dela med sig av engagerande grafik är nyckeln till att sprida medvetenhet och skapa spänning kring ditt kommande evenemang. 

För att säkerställa ett högt deltagande och ett positivt första intryck kan du använda användarvänliga registreringsformulär som minimerar risken för problem vid registreringen. 

SurveyMonkey gör det enkelt att skapa online-formulär som samlar in viktig information om deltagare. Du kan snabbt dela formulär via e-post, sms eller inbäddat direkt på din eventwebbplats för större synlighet. Dessa formulär är också mobilanpassade, vilket gör det enkelt för användare att registrera sig från vilken typ av enhet som helst.

Genom att minska hindren för deltagande och erbjuda flexibla delningsalternativ kan du öka antalet registreringar och förenkla hanteringen av deltagare.

En koordinator övervakar arrangemanget och hanterar registrerings- och evenemangsflödet. Den här personen leder teamet och skickar personal till viktiga områden så att allt går smidigt. Att sköta koordineringen på själva eventet kan vara stressande men om eventet är välplanerat går det lättare. Arbeta med någon du litar på och delegera uppgifter så att ni organiserar ett fantastiskt event. 

Samarbeta med ett tekniskt supportteam på eventet för att se till att AV-utrustning, Wi-Fi och presentationsteknik fungerar som de ska. Extrautrustning ska finnas till hands om något skulle sluta fungera. Det är bäst att ta det säkra före det osäkra. 

Du bör utse ett team som hanterar mottagandet och hjälpa dig att få gästerna på plats. Se till att investera i tydlig skyltning som markerar de olika utrymmena på plats. En ansvarig för gästupplevelser kan dessutom utvärdera gästernas första reaktioner på eventet. 

Man kan behöva göra ändringar under eventets gång. Undvik stress när du tar itu med sista-minuten-frågor som schemaändringar eller problem med vädret. Oväntade saker kommer oundvikligen att dyka upp och kräva snabba lösningar. 

Eventhantering är inte klart när den sista leverantören packat ihop. Åtgärder efter eventet är viktiga för planeringen av nästa evenemang. Använd enkäter för att mäta hur nöjda gästerna är och samla insikter om vad deltagarna gillade. Ta med frågor om kvaliteten på marknadsföringen, platsen och den allmänna upplevelsen för att se vad som kan förbättras inför framtida event. 

Använd den här enkätmallen för evenemangsfeedback för att samla in data om gästernas engagemang och identifiera områden som behöver förbättras.  

Dessutom bör du följa upp statistik från dina event, till exempel närvaro, engagemang och konverteringar av potentiella kunder. Det hjälper dig att upprepa det som du gjorde bra så att kommande event blir ännu mer lyckade. Dataanalyser och rapportering gör det möjligt för team att se hur bra ett evenemang gick och att planera för framtiden. 

Efter eventet kan du dela höjdpunkter i sociala medier, till exempel foton och videoinspelningar. Du bör också skicka ut länken till alla professionella foton som tagits under eventet, så att gästerna kan ladda ner dem. Skicka uppföljningsmejl till gäster med viktiga tips eller resurser från evenemanget och en länk till fotogalleriet.   

Genom att hålla ett möte med teamet efter avslutat event kan du utvärdera vad som fungerade bra och inte, samt göra riktade förbättringar. Du kan till och med ställa frågor till personal och leverantörer som du samarbetat med för att hitta möjligheter till förbättringar bakom kulisserna. 

Eventkoordinatorer bör prioritera deltagarupplevelsen. Därför bör de göra det lätt för gästerna att hitta rätt samt erbjuda bekväma utrymmen och engagerande aktiviteter. Feedback från deltagare kan hjälpa till att finslipa eventupplevelsen. 

Använd programvara för eventhantering för mer effektiv registrering och datainsamling. Med den här tekniken kan du förenkla insamling av gästdata för senare analys. Dagens teknik gör datainsamlingen enklare än någonsin tidigare. 

Eventkoordinatorer måste hålla personal, leverantörer och deltagare informerade i alla skeden av processen. För att skapa spänning inför evenemanget bör ledningen kommunicera internt hur det går med att nå milstolpar och dela uppdateringar i sociala medier. 

Att förbereda reservplaner och extra resurser är bäst, speciellt för stora evenemang. Oväntade problem verkar alltid dyka upp när man anordnar event. Genom att förbereda dig för eventuella problem kan du vara redo om de uppstår. 

När du har samlat in feedback från gäster kan du analysera den för att få insikter och optimera kommande event. Med hjälp av SurveyMonkey kan du analysera data utan specialistkunskaper. 

Skapa ordmoln för öppna svar för att identifiera trender. Använd AI-driven attitydanalys för att automatiskt kategorisera svar baserat på kriterier. 

Kanske upptäcker du genom ordmoln att den rådande uppfattningen om cateringtjänsten var ”femstjärnigt”. Du kan anteckna att leverantören ska användas på kommande evenemang. Eller så kanske gästerna vill att ni använder teknik mer. Du kanske vill stärka ditt tekniska team för att ge bättre digitala upplevelser.

Analysverktyg förvandlar data till användbara insikter för eventkoordinering.

Eventkoordinering är nyckeln till framgångsrika event, från förplanering till utvärderingen efteråt. Förbered dig i god tid för att få ut så mycket som möjligt av din budget och försäkra dig om en smidig upplevelse för gästerna. Eventansvariga bör fokusera på att förbättra sig löpande genom att dra lärdom av föregående event. 

Att skicka feedbackenkäter efter evenemang är avgörande för att ta reda på vad som behöver förbättras. Med SurveyMonkey kan du skapa enkla formulär för evenemangsregistrering som hjälper dig att organisera dina event. Du kan också snabbt skicka enkäter om evenemangsfeedback för att samla in gästdata.  

Registrera dig idag och sätt igång.