Skapa och använda formulär för klagomålsanmälan för bättre organisationsfeedback

Du kan använda klagomål från kunderna för att förbättra verksamheten. Det är faktiskt bättre att ge kunderna en kanal där de kan klaga på er än att de vädrar sina synpunkter offentligt. Genom att ta fram ett formulär för klagomål förbättrar ni era möjligheter att förvandla kundernas ris till ros.

På ett liknande sätt som med ett feedbackformulär används ett formulär för klagomålsanmälan för att ge kunderna möjlighet att framföra klagomål på ett företag eller en organisation. Till skillnad från vanliga formulär, som används när du vill få svar på något, är ett klagomålsformulär oftast alltid tillgängligt så att den som vill kan använda det direkt.

Genom att tillhandahålla ett webbformulär talar du också om för kunder och anställda att ni bryr er om vad de tycker och att det alltid finns möjlighet att uttrycka sin åsikt och komma med förslag.

Med formulär för klagomålsanmälan kan ni ta kontroll över negativ feedback om era produkter eller tjänster och får möjlighet att förvandla den till positiv feedback. Ni kan använda dem för att bedöma vilka delar av organisationen som behöver förbättras och hur ni kan skapa en bättre kundupplevelse. Och med rätt mall för klagomålsanmälan kan ni få en detaljerad lista över olika sätt att förbättra verksamheten. Formulär för klagomålsanmälan kan ofta vara mer värdefulla än allmänna feedbackenkäter, eftersom kunderna talar om för er vad som inte fungerar och därmed blir en viktig fokusgrupp.

Utöver kundklagomål är formulär för klagomålsanmälan också mycket användbara internt i företaget. Medarbetare och intressenter bör också ha en plattform där de kan lämna synpunkter på arbetsmiljön och verksamheten i stort. Alla företag bör känna till vad som pågår i organisationen och ett formulär för klagomålsanmälan kan vara det effektivaste sättet att komma till botten med eventuella problem. Det är också ett bra sätt att förebygga problem.

Det här är några andra skäl till att använda ett formulär för klagomålsanmälan:

Vi tar en närmare titt på hur kunder, medarbetare och hyresgäster kan använda formulär för klagomålsanmälan.

Ett formulär för klagomålsanmälan från medarbetare ger företagets anställda ett diskret sätt att ta upp frågor utan att de sätter sina relationer till kollegor och chefer på arbetsplatsen på spel. Med ett anonymt webbformulär kan medarbetarna dessutom känna sig trygga med att säga sådant som de kanske annars är ovilliga att prata om. Och de får en kanal där de kan prata om vardagliga bekymmer som kan påverka företagets övergripande mål.

Sammantaget är de två viktigaste fördelarna med de här formulären:

Formulär för klagomålsanmälan från kunder är ett utmärkt sätt att vinna tillbaka missnöjda kunder. Om en kund tar sig tid att formulera sitt missnöje har ni en chans att rätta till det. Dessutom kan ni leta efter mönster i klagomålsformulären för att genomföra större förändringar.

Om ni lyckas med att göra en missnöjd kund nöjd igen kanske de kommer tillbaka till er. Ni visar dem att ni bryr er om vad de tycker om er produkt eller tjänst och att ni är villiga att anstränga er för att de ska bli nöjda. Då löser ni ett kundproblem samtidigt som ni uppvisar exceptionell kundservice, vilket kan leda till både nya kundrekommendationer och återkommande kunder.

Det här är de tre viktigaste fördelarna med ett klagomålsformulär:

Hyresvärdar har nytta av formulär för klagomålsanmälan från hyresgäster, eftersom de då får information om fastighetens skick. Hyresgästerna kan tala om för hyresvärdarna om det är problem med avloppet eller elen eller om det finns några andra problem som behöver åtgärdas omedelbart. Formulär för klagomålsanmälan från hyresgäster kan också användas för att hålla koll på området och se till att alla som bor där följer de regler som står i hyresavtalet.

Det här är de tre viktigaste fördelarna för hyresvärdar som använder ett klagomålsformulär:

För att du ska få ut så mycket som möjligt av klagomålsformuläret har vi sammanställt en lista med saker att tänka på när du anpassar mallen.

Be om kontaktuppgifter så att du kan undersöka och följa upp ärendet. På så sätt kan du försäkra dig om att ärendet hanteras effektivt och du kan få feedback som bidrar till att verksamheten kan förbättras. Du får då också möjlighet att fråga den som anmält felet om det har blivit åtgärdat. Klagomålsformuläret är en bra ingångspunkt för att inleda ett personligt samtal med anställda såväl som hyresgäster. Dessutom kan ni använda det för att samla in meningsfulla insikter om företaget.

Be om kontaktuppgifter i klagomålsformuläret så att du kan kontakta den svarande för att få mer detaljerad information om klagomålet. Många gånger kan det vara svårt att få en tydlig bild av ett problem enbart utifrån ett formulär. Att samla in kontaktuppgifter är det första steget mot att undersöka problemet närmare. Be om e-postadress, telefonnummer och fysisk adress.

I vissa fall kan kunder eller anställa vara ovilliga att skicka in en klagomålsanmälan där deras namn finns med. Ge dem möjlighet att skicka in ett anonymt klagomål. Det kan till och med hända att du får mer information på det sättet. Utmaningen med ett anonymt klagomål är att du måste vänta på att få veta om problemet är löst. Det bästa är att inkludera fält för kontaktuppgifter i klagomålsformuläret, men att inte göra dem obligatoriska.

Skaffa så mycket information som möjligt för att få en bättre förståelse för problemet.

Inkludera formaterade fält så att de som svarar enkelt kan ta med specifik information, till exempel det datum problemet uppstod. Tänk på att också be om andra uppgifter, som klockslag, eftersom sådant kan vara viktigt när klagomål ska undersökas.

 Inkludera fält som:

På så sätt kan du få alla detaljer du behöver för att besvara klagomålet. Ju mer detaljerade frågorna i klagomålsformuläret är, desto mer detaljerad information får du om problemet. Genom att samla in detaljerad information på det här sättet kan du minska tidsåtgången för att lösa problemet och du slipper skicka uppföljningsfrågor.

Se till att klagomålsformulären är lättillgängliga genom att bädda in dem på er webbplats.

Med SurveyMonkey är det enkelt att bädda in ett formulär på en webbplats. Förmodligen är det till företagets webbplats som kunder, anställda och hyresgäster vänder sig när de har något problem de vill ha hjälp med. Klagomålsformulär måste finnas på en plats där alla enkelt kan komma åt dem. Om ni bäddar in formuläret på webbplatsen blir det enkelt för användarna att skicka in eventuella klagomål utan att de behöver registrera sig, logga in eller omdirigeras till någon annan plats.

Då är det enkelt för kunder och andra intressenter att fylla i formuläret och snabbt skicka in sina synpunkter. Om ni bäddar in ett klagomålsformulär på er webbplats kan ni även hålla en enhetlig varumärkesprofil, så att kunderna känner igen sig och deras ärende landar hos rätt person på företaget. Du kan anpassa klagomålsformuläret genom att lägga till varumärkets logotyp och färger med SurveyMonkeys mallar.

Glöm inte att inkludera en länk till klagomålsformuläret på en plats där den är lätt att hitta. Utöver att bädda in formuläret på er webbplats är det också en bra idé att inkludera en länk till formuläret, så att kunder, anställda och hyresgäster kan komma åt det på mer än ett sätt. Ifall det uppstår något oväntat tekniskt problem med er webbplats så har ni ändå en länk till klagomålsformuläret.

TIPS! Har du svårt att hitta på frågor till formuläret? Använd vår Frågebank för att hitta frågor som du kan skräddarsy efter företagets varumärke.

Klagomål kan dimpa in när som helst, så se till att du har aviseringar på.

Ett klagomålsformulär har förfelat sitt syfte om ingen övervakar det. Till skillnad från ett feedbackformulär måste du ta itu med ett klagomålsformulär direkt. Därför är det bäst att du har aviseringar på så att du kan ta itu med klagomålen så snart de kommer in.

Se till att du har konfigurerat direktmeddelanden så att du får ett meddelande så fort ett klagomål kommer in, även om det inte är ofta. Om du väntar för länge med att ta itu med ett klagomål kan det medföra att kunden blir missnöjd. Med hjälp av direktmeddelanden kan du hantera varje ärende så snart det kommer in.

Med SurveyMonkeys mallar blir det enklare att ta fram ett användbart formulär. Du kan också använda vår stora frågebank för att spara tid när du lägger till enkätfrågor. På vår sida med enkätmallar kan du få hjälp att hitta rätt frågor så att du får så detaljerad information som du behöver för att undersöka klagomål från kunder, anställda eller hyresgäster grundligt.

Registrera dig idag, skapa ett konto och välj en plan för SurveyMonkey-formulär så kan du använda våra mallar för klagomålsformulär och anpassa dem efter ert varumärke.