Var välförberedd, välorganiserad och använd SurveyMonkey-verktyg så att dina evenemang löper på smidigt.
Det är väldigt få regler som är huggna i sten när det gäller evenemang. Alla event är olika och måste arrangeras på olika sätt. Bäst är att vara lika flexibel som välorganiserad. Det är flexibiliteten som gör att du kan anpassa dig, lära dig och göra förändringar som gör varje event bättre än det föregående. Enkätprogramvara för evenemangshantering kan förbättra dina kunskaper genom att vässa hur du planerar din tid.
Ett evenemang är inte något som bara ska klaras av. Gör alla dina evenemang fenomenala med de här 10 tipsen på hur du kan anordna bättre event:
Vilken expertis behöver man? Man måste vara bra på att prata med folk, och ännu viktigare, på att lyssna.
Du behöver kunna bearbeta information, så att vara välorganiserad är viktigt för bra arrangörer. Ju tidigare du börjar planera, desto bättre kan du sannolikt hantera snabba och oväntade förändringar. Med detta sagt ska en bra arrangör kunna hålla sig lugn från början till slut i evenemangets alla skeden.
Här är de viktigaste punkterna:
Om du samordnar ett evenemang ihop med en eventplanerare kan det hända att hen skickar en lista med mål till dig. Annars kan du tillsammans med kunden tar reda på konkreta mål för evenemanget. Var så specifik som möjligt här. Hur många bilar per timme ska kunna parkeras? Hur många frågor vill ni hinna med under en frågestund? Använd siffror när det går.
Ju förr saker kan spikas, desto bättre. Börja ringa runt, kanske redan ett år i förväg, så att ni kan boka lokal och dra nytta av bra erbjudanden. Det är viktigt att avtalen ändå är flexibla så här pass tidigt (du vet ju inte säkert hur många som kommer), men att kontakta lokaler och leverantörer tidigt sparar tid, pengar och minskar risken för huvudvärk längre fram. Använd enkäter för evenemangsplanering som ett sätt att hjälpa dig att samla in viktig information inför evenemanget. Här har vi lagt upp en checklista för evenemangsplanering som kan komma till användning.
Alla evenemang är olika. Det vet leverantörer, och det är därför många av dem erbjuder specialdesignade tjänster med flexibel prissättning. Istället för att be dem om offerter kan du ta fram hur mycket du är villig att betala, och sedan erbjuda leverantören mellan 5 och 10 % mindre. Även om leverantören förhandlar upp summan kommer du att hålla budget, och ofta till och med spara pengar.
Att arrangera evenemang handlar mycket om att nätverka. Håll tät kontakt med de lokaler och leverantörer du tycker om att arbeta med. När du behöver dem kommer de att ställa upp. Samma gäller tidigare kollegor och volontärer eller praktikanter. Bygg upp en personalstyrka och team av frivilliga snabbt och smidigt genom att använda dig av ditt sociala nätverk.
Var inte rädd för ny evenemangsteknik. Ta till dig av innovativa nyheter som kan bidra till upplevelsen på event. Det finns många sätt att bygga in ny teknik på evenemangsarrangemang:
Om du bestämmer dig för att ta in ny teknik i ditt arrangemang behöver du ha personal som kan den ordentligt. Sätt den mest kunniga personen på att felsöka problem under evenemanget.
Alla evenemang mår bra av att testköras, från viktiga framträdanden till skolavslutningar. Boka in en repetition – med personal, frivilliga och (om möjligt) presentatörer på plats – en vecka före evenemanget. Det ger gott om tid att göra större ändringar i programmet, och ger samtidigt personal och frivilliga tid att förbereda sig på. Testa all teknik under repetitionen.
Nyckeln till framgångsrika evenemang är att förstå hur det uppfattades av deltagarna. På själva evenemangsdagen bör fokus ligga på deltagarna, så mycket som du har möjlighet till. Läs av rummet. Prata med folk. Samla in data med feedbackenkäter i realtid.
Ta er tid att tillsammans gå igenom för- och nackdelar efter varje evenemang. Diskutera vad som gick bra respektive mindre bra, tillsammans med kärngruppen, hela personalgruppen eller både personal och frivilliga. Det är ett bra sätt att få in folks intryck och förslag medan allt ligger nära i minnet.
Överge inte deltagare, personal eller frivilliga efter att allt är klart och de har åkt hem. Följ upp alla grupperna med e-post efteråt. Skicka med en länk till en sista feedbackenkät där ni kan samla in praktiska tips genom att ställa specifika frågor anpassade för de olika grupperna:
Skicka också tackmejl till lokalen och de leverantörer som bidrog till att göra evenemanget möjligt. Låt var och en veta hur mycket du uppskattade allt deras hårda arbete och att du vill hålla kontakten.
Samla ihop allt du lärt dig och förändra det som behövs. Gå igenom den feedback du fått in från deltagare, personal och frivilliga och rensa bort det som varit ineffektivt i arrangemanget. Så här kan du bli av med några vanliga problem:
Nu när du vet hur du kan förbättra dina kunskaper inom evenemangsarrangemang är det dags att börja använda dem. Lyft dem till nästa nivå med SurveyMonkeys AI-drivna plattform för upplevelsehantering. Bli bättre på att disponera tiden vid evenemang idag.
Redo att få feedback? Förbered den enkät som ska gå ut efter evenemanget. Kom igång →