Vad är en heltäckande feedbackenkät?

När det handlar om hur de anställda ser på arbetsledare, chefer och medarbetare i hela organisationen är det viktigt att få en helhetsbild.

En heltäckande feedbackenkät samlar in konfidentiella synpunkter på en medarbetares uppförande och kompetens sett från olika perspektiv.

Den här omfattande guiden förklarar vad heltäckande feedback är, vägleder dig i arbetet med att ta fram heltäckande enkäter och beskriver hur du med hjälp av dessa kan utforma ett system för kontinuerlig medarbetarutveckling och ökad produktivitet.

Med en enkät för heltäckande medarbetarfeedback kan du samla in beteenderelaterad information från chefer, kollegor, underställda och självutvärderingar för att få en helhetsbild av hur en viss person samarbetar med andra.

Bedömarna beskriver konkreta beteenden, samarbetsförmåga och ledarskapsförmåga utifrån vad de ser i vardagen. Därför är heltäckande feedback mer lämpligt för utveckling än för beslut om lön eller befordran.

En viktig del i processen är självutvärderingen. Medarbetarna bedömer först sina egna beteenden och styrkor. Sedan jämför de sina svar med feedback från chefer, kollegor och underställda. Skillnader och likheter mellan de olika perspektiven bekräftar styrkor, avslöjar brister och identifierar specifika utvecklingsområden.

Många organisationer fokuserar på utveckling genom att använda heltäckande utvärderingar som underlag för handlednings- och utvecklingsplaner i stället för som ett fristående betyg.

Använd en tydligt definierad process i flera steg för att utföra heltäckande personalutvärderingar som ger tillförlitliga insikter och konkreta utvecklingsidéer. De sex stegen nedan beskriver vad som mäts, vem som deltar, hur feedback samlas in och hur resultatet används i utvecklingsarbetet.

Ett enhetligt arbetsflöde skapar tydlighet för deltagarna och höjer kvaliteten på slutrapporten. Många organisationer planerar hela cykeln över 6–12 veckor för att de olika stegen ska få tillräckligt med tid utan att för den skull tappa farten.

Enkäten utgör själva grunden i programmet, så fokusera på att mäta handlingar snarare än abstrakta egenskaper.

Du kan också hoppa över hela designprocessen och använda vår färdiga enkätmall för heltäckande personalutvärdering.

Anonymitet är helt avgörande för att få ärlig och uppriktig feedback.

Viktigast av allt är att förklara de här skyddsåtgärderna i alla inbjudningar och utbildningar så att deltagarna känner sig helt trygga med att deras feedback förblir anonym.

Läs också: Samla in viktiga data med anonyma personalenkäter

Utgå inte från att alla förstår processen. Du behöver förbereda de som ger feedback såväl som de som tar emot den för att lyckas.

Du vill att processen ska vara smidig och deltagandet högt i alla bedömargrupper.

Läs också: Vilken veckodag är det bäst att skicka enkäten?

Målet med dataanalysen är att hitta meningsfulla teman och mönster, i stället för att bara få en massa svårtolkade siffror.

Själva återkopplingssamtalet är kanske den mest värdefulla delen av hela processen.

Det är enklare att skapa en enkät för heltäckande medarbetarfeedback om du börjar med en tydlig struktur.

Vår enkätmall för heltäckande personalutvärdering utgör en stabil grund som kan anpassas efter olika roller, mål och beteenden som ni i organisationen vill främja. Med en mall kommer du snabbt vidare från planeringen till att samla in meningsfull och användbar feedback.

Du kan använda en sådan här mall som utgångspunkt och sedan lägga till, ta bort eller ändra element så att de passar önskad modell och terminologi.

Bestäm vilka färdigheter du vill ha feedback om innan du tar fram frågor till enkäten. Välj ett litet antal frågor om just detta så att enkäten är tydlig och rapporten blir lätt att tolka. Exempel:

Använd de här kriterierna som vägledning för vilka beteenden du skriver frågor om och hur du grupperar frågorna i rapporten.

När du väljer bedömare börjar du med personer som arbetar nära medarbetaren ifråga: deras chef, 3–5 kollegor och 3–5 underställda, om personen leder ett team. Du kan också be medarbetaren föreslå bedömare själv, eftersom det ofta ökar engagemanget och känslan av delaktighet. Låt en chef eller någon på personalavdelningen granska listan för att undvika favorisering och säkerställa att det blir en bra blandning av olika perspektiv.

Distribuera enkäten via e-post eller företagets vanliga kanaler med tydliga instruktioner och tidsramar. Förklara syftet med utvärderingen, hur anonymiteten fungerar och hur lång tid det tar att besvara enkäten. Schemalägg några kortfattade påminnelser före det sista svarsdatumet och övervaka svarsfrekvensen så att varje bedömargrupp blir väl representerad.

När svaren har kommit in bokar du ett enskilt samtal för att gå igenom rapporten tillsammans med medarbetaren. Lyft fram några viktiga styrkor, några prioriterade utvecklingsområden och eventuella betydelsefulla skillnader mellan självutvärderingen och andras uppfattning. Använd samtalet för att tillsammans formulera ett fåtal konkreta utvecklingsmål och enas om vilket stöd eller vilken uppföljning som behövs.

För att det ska bli någon verklig förändring är det viktigt att du följer upp hur medarbetaren har tagit till sig synpunkterna i enkäten. Planera in avstämningar under de kommande tre till sex månaderna för att gå igenom målen igen, diskutera vad som fungerar och justera planen efter behov. Tack vare den här kontinuerliga uppföljningen kan du förvandla en engångsenkät till en god vana i kontinuerlig utveckling – inte bara en årlig händelse.

Med välformulerade frågor i en heltäckande utvärderingsenkät blir det enkelt för bedömarna att beskriva vad de faktiskt ser på arbetsplatsen. Målet är att alla frågor ska vara kopplade till syftet och kompetensmodellen, utan att leda deltagarna mot ett ”korrekt” svar.

Tänk på följande när du skriver enkätfrågor:

Tänk på att de svarande är mer benägna att delta i enkäten om de inte tvingas besvara alla frågor. Låt därför de flesta frågorna vara frivilliga att svara på.

Här är några exempel på den typ av frågor som brukar ingå i en heltäckande feedbackenkät.

Båda typerna av personalutvärderingar bedömer hur medarbetarna arbetar, men de har olika syften. De traditionella utvärderingarna fokuserar på resultatet utifrån en enda chefs perspektiv. De heltäckande utvärderingarna omfattar även beteendeinriktad feedback från flera personer för att visa hur resultaten har uppnåtts.

De flesta får bäst resultat när de huvudsakligen använder heltäckande bedömningar för utveckling. Om resultatet från heltäckande feedbackenkäter kopplas direkt till lön eller befordran kan medarbetarna blir mer försiktiga eller strategiska, vilket skadar tilliten och medför att svaren bli mindre ärliga. Genom att hålla de heltäckande utvärderingarna skilda från lönebeslut bevaras den psykologiska tryggheten och fokus hamnar på lärande och utveckling.

Med heltäckande feedbackenkäter får medarbetarna en bild av hur deras arbete upplevs av andra, inte bara hur de ser sig själva. När medarbetarna kan jämföra flera olika perspektiv får de en bättre förståelse för både styrkor, svagheter och beteenden som påverkar samarbetet inom teamet.

Feedback från chefer, kollegor, underställda och självutvärderingar ger en mer komplett bild än en utvärdering från en enda bedömare. När medarbetarna får se hur olika grupper uppfattar samma beteenden blir det enklare att lyfta styrkor, hitta svagheter och anpassa vanor som kanske hämmar dem.

Med heltäckande utvärderingar får teamet ett gemensamt språk för att diskutera samarbete, kommunikation och ledarskap. Om det är något mönster som framträder i teamet – till exempel låga poäng på tillit eller kommunikation – kan det ligga till grund för samtal på teamnivå, bidra till förändrade arbetsnormer och stärka samarbetet.

Bli ett ännu mer effektivt team genom att arbeta med medarbetarenkäter tillsammans.

Med hjälp av tydlig, beteendeinriktad feedback blir det enklare för medarbetarna att formulera fokuserade utvecklingsmål och uppföljningsåtgärder. När resultatet summeras över flera roller eller avdelningar kan cheferna identifiera vanliga styrkor och svagheter och anpassa handledning, processer eller stödinsatser därefter.

Med hjälp av heltäckande feedback kan medarbetarna förstå vilka beteenden som krävs för de roller de vill ha framöver, oavsett om det gäller ledarskap, projektansvar eller tvärfunktionellt inflytande. Chefer och handledare kan använda resultaten för att förbättra utvecklingssamtalen och stötta den långsiktiga utvecklingen.

Sammanställda resultat avslöjar ofta vilka färdigheter eller beteenden som behöver stärkas i hela organisationen. Utbildnings- och utvecklingsteam kan använda de här insikterna för att satsa på de utbildningar, mentorskap och resurser som har störst effekt, i stället för att förlita sig på anekdotisk feedback.

Eftersom feedback från flera bedömare speglar fler erfarenheter behöver ni inte förlita er på bara en chefs åsikt, vilket kan göra det enklare att upptäcka stora avvikelser. Med genomtänkt utformning (bland annat tydliga frågor, utbildade bedömare, anonymitetsgränser och löpande uppföljning) kan processen också bidra till att avslöja bedömningsmönster som kanske är snedvridna så att utvärderingen blir rättvis.

Heltäckande feedbackenkäter bidrar med värdefulla insikter, men har också vissa begränsningar som det är viktigt att du förstår innan du börjar. Detta minskar inte värdet av den här typen av enkäter, men det pekar på var det är extra viktigt med noggrann planering och tydlig kommunikation.

Vissa deltagare kan vara ovana vid att ge strukturerad feedback. Utan rätt vägledning kan kommentarerna bli alltför positiva, alltför försiktiga eller inte tillräckligt detaljerade för att vara användbara. Med tydliga instruktioner, exempel och en snabb introduktionskurs kan bedömarna känna sig säkrare och ge bättre feedback.

Alla bedömare arbetar inte tillräckligt nära den person som utvärderas för att kunna ge meningsfull feedback. I sådana fall riskerar svaren att bli vaga eller ofullständiga. Uppmuntra bedömarna att bara svara på det de faktiskt kan uttala sig om och låt dem hoppa över frågor om det behövs så blir resultatet mer tillförlitligt.

En heltäckande enkät som försöker bedöma för många färdigheter eller har ett otydligt språk kan ge ett sämre resultat. I så fall kan medarbetarna ha svårt att förstå de viktigaste budskapen eller agera utifrån dem. Se därför till att frågeformuläret fokuserar på de viktigaste beteendena så att resultatet blir tydligt och relevant.

Att genomföra en heltäckande personalutvärdering tar tid med allt från att välja bedömare till att samla in svar och tolka slutrapporten. De flesta organisationer planerar en cykel på 6–12 veckor för att de olika stegen ska få tillräckligt med tid utan att för den skull tappa farten. Utdelningen är djupare insikter, men arbetet kräver planerad samordning.

Heltäckande utvärderingar fokuserar på observerbara beteenden och kan ligga till grund för många olika kultur- och utvecklingsmål, förutsatt att de är målinriktade och vältajmade.

I sin bok The Art and Science of 360 Degree Feedback rekommenderar Richard Lepsinger och Antoinette D. Lucia att ni använder dem när företaget vill:

I praktiken använder många team heltäckande feedback på ett antal återkommande sätt.

Genomför en heltäckande utvärdering för nya chefer när de haft rollen tillräckligt länge för att bedömarna ska kunna se faktiska beteenden. Detta är ofta efter cirka 6–9 månader, med möjlighet till uppföljning efter ett år. Inrikta frågorna på kommunikation, handledning, delegering och att skapa förtroende i teamet, så att nya chefer får konkret vägledning om var de behöver anstränga sig mer och var de behöver förändra sig.

För högre chefer fungerar heltäckande utvärderingar bäst med lite längre intervall, till exempel var 18–24:e månad, kopplat till större roll- eller strategiförändringar. Frågorna handlar ofta om vision, samsyn, beslutsfattande och tvärfunktionellt inflytande. På så sätt blir synpunkterna inriktade på hur effektivt cheferna stakar ut kursen, löser problem och stöttar andra team.

Du kan också köra enklare heltäckande enkäter efter större projekt eller tvärfunktionella satsningar för att fånga upp hur samarbetet fungerade mellan teamen. Håll då formuläret kort och fokusera på beteenden som kommunikation, tydlighet, ansvarstagande och uppföljning och genomför utvärderingen inom ett par veckor efter att projektet avslutats så att de har allt i färskt minne.

Gemensamt för alla de här användningsområdena är att heltäckande feedbackenkäter fungerar bäst när deltagarna förstår syftet och litar på att resultatet kommer att användas konstruktivt. Var tydlig redan från början med att målet är att stötta utveckling, inte att leta fel, och visa detta genom att använda insikterna till stöd för utvecklingsplaner och uppföljande samtal.

Nästa gång det är dags för en personalutvärdering kanske du ska fundera på att använda heltäckande feedbackenkäter i teamet. Det är ett jättebra sätt att hjälpa viktiga medlemmar i teamet att utvecklas i sina yrkesroller och skapa en positiv företagskultur.

Kom igång med en heltäckande feedbackenkät direkt med SurveyMonkey. Välj en plan och använd vår mall för heltäckande personalutvärdering redan idag!