Samla in viktiga data med anonyma personalenkäter

Som företagare är det viktigt att du bryr dig om hur personalen mår, det är en av grunderna för en produktiv arbetsstyrka och spelar en stor roll i att behålla personal. Det bästa sättet att få veta vad medarbetarna tycker är att använda sig av enkäter – men kommer de anställda känna sig trygga i att svara ärligt på frågorna? 

Anonyma personalenkäter gör det möjligt för medarbetarna att ge äkta och uppriktig feedback, utan att oroa sig för repressalier. Nu tar vi en titt på den anonyma personalenkäten och hur den kan användas till att göra din företagsmiljö och företagskultur starkare och mer produktiv.

Personalenkäter är ett viktigt verktyg när man vill få djupgående information om de anställda – direkt från dem. Men många anställda känner sig obekväma med att svara helt ärligt, eftersom de fruktar att negativa kommentarer, klagomål eller feedback kan straffa sig. Det är där den anonyma personalenkäten kommer in.

Anonyma enkäter samlar inte in information som kan identifiera den svarande, varken personnummer, e-postadress eller avdelning, och de säkerställer att personalen inte kan identifieras baserat på enkätsvaren (om frågorna skrivs på rätt sätt). Anonymiteten gör att de svarande känner sig tryggare med att säga vad de tycker och kan ge feedback som är både positiv och negativ. Den förhindrar också den typ av subjektivitet som handlar om social önskvärdhet, alltså att man svarar på ett sätt som man tror att andra skulle tycka vore bra. 

Anonyma enkäter ska inte förväxlas med konfidentiella enkäter. I konfidentiella enkäter samlas personuppgifter in, men hålls privata. Det betyder att enkätadministratörer kan se vem som svarade vad, och följa upp svaren om de vill.

Precis som med andra processer finns det nackdelar med anonyma personalenkäter. Ett av de svåraste problemen är att det inte går att följa upp negativa kommentarer. Om en medarbetare skriver om exempelvis ett problem med ledningen, men inte anger vilken avdelning eller chef det gäller, så går det inte att sätta svaret i sitt sammanhang eller följa upp det.

Utan personuppgifter går det inte heller att segmentera svaren utifrån avdelning, team, anställningstid eller andra segment som annars skulle kunna jämföras.

Och när medarbetarna känner sig fria att skriva vad de vill kan det också hända att de klagar utan att ge konstruktiv feedback eller förslag på lösningar.

Anonyma enkäter kan i många lägen vara till stor nytta på arbetsplatser. Att du är intresserad av att samla in feedback på ett sätt som gör att personalen känner sig trygg nog att ge uppriktiga svar kommer att stärka känslan av förtroende och ge mycket värdefull information. 

Medarbetarengagemang beskriver i vilken utsträckning de anställda känner sig värdesatta och involverade i sitt dagliga arbete. Det visar också på deras engagemang i företagets mål och framgång. Nyligen gjorda undersökningar från Gallup visar att personalengagemanget ligger endast på 21 % i Sverige och 23 % världen. Att ”smygsluta”, dvs. att göra minsta möjliga på sitt jobb, är utbrett, och trenden för personalengagemang är nedåtgående. Det är tydligt att det är viktigt att förstå personalengagemang i kontexten av din verksamhet.

Så, hur ligger det till, är dina medarbetare engagerade? Det bästa sättet att ta reda på det är att skicka ut enkäter om medarbetarengagemang. Undrar du om enkäter om medarbetarengagemang borde vara anonyma? Då är svaret ja – om du vill veta vad de anställda verkligen tycker innerst inne. I anonyma medarbetarenkäter används oftast kvalitativa frågor, så de uppgifter som samlas in bör kunna ge ingående information om varför personalen är engagerad på jobbet eller inte.

Genom att vidta åtgärder kring de problem som kommer fram kan du inte bara förbättra engagemanget utan även visa att personalens åsikter och känslor är viktiga för dig. Eftersom medarbetarnas engagemang har en enorm inverkan på företagens framgång är det mer än väl värt att använda sig av anonyma enkäter för att ta reda på hur det står till i ditt företag, och vad som behöver förbättras.

Personalnöjdhet, som inte ska förväxlas med medarbetarengagemang, används för att beskriva hur nöjda medarbetarna är med sina jobb, erfarenheter, arbetsplatsen och organisationen som helhet. Att förstå personalnöjdhet är oerhört viktigt för att behålla de bästa talangerna och förbättra medarbetarengagemanget på arbetsplatsen. Gallup-undersökningen vi nämnde ovan visar också att anställda i USA är missnöjda med sina arbetsplatser. Endast 19 % uppger att de är extremt nöjda. Att vara nöjd är nästan en förutsättning för att vara engagerad, så om man som företagare kan ta reda på vad som orsakar missnöjet – och åtgärdar problemen – kan det förbättra både engagemang och tillfredsställelse.

Använd dig av anonyma enkäter för personalnöjdhet för att ta reda på hur din organisation står sig här. Eftersom nöjdhet är kopplad till lön, kultur, erkännande, förmåner, arbetsbelastning, effektivt ledarskap med mera kan du få reda på hur du uppfyller personalens konkreta och abstrakta behov. Den här kunskapen – och de åtgärder du vidtar utifrån den – kommer direkt att påverka personalens engagemang och intresse av att stanna kvar på företaget.

Genom att göra enkäten om personalnöjdhet anonym får du uppriktiga synpunkter så att du kan identifiera vad som behöver förbättras. Om du agerar på personalens feedback skickar det ett positivt budskap till dem och gör dem förstås också nöjdare.

Slutintervjuenkäter för personal är ett viktigt verktyg när man vill ta reda på varför en medarbetare väljer att sluta. Svaret ger viktig information om vad som kan orsaka missnöje hos andra anställda och varför de kan komma att välja att sluta framöver.

Att intervjua den som ska sluta är självklart viktigt, men det är många som inte känner sig bekväma med att säga vad de tycker i ett personligt möte. Det beror sannolikt på att de vet att den information de ger kan komma att delas med tidigare kollegor, rekryterare eller den nya arbetsgivaren. Anonyma enkäter vid slutintervjun är lösningen för att få värdefull information från de som lämnar företaget.

Anonyma enkäter ger medarbetarna möjlighet att lämna feedback som kan vara till nytta när företaget vill jobba för att behålla befintlig personal.

Genom att anonymisera formulären för klagomål skyddas medarbetare som ger kritik eller beskyller organisationen, enskilda medarbetare eller team för något. De kan komma till nytta när man vill hantera missförhållanden på arbetsplatsen, lämna in klagomål eller rapportera incidenter. 

Anonyma klagomålsformulär gör det möjligt för medarbetarna att klaga utan att oroa sig för följderna. Det kan vara det som avgör om en incident rapporteras eller inte. Som företag kan man försäkra personalen att personalavdelningen alltid är villig att lyssna, men med ett anonymt klagomålsformulär kan de rapportera problem utan omsvep och utan att tona ner eventuella risker av rädsla för repressalier.

När det är dags att skapa anonyma personalenkäter kan du få hjälp av SurveyMonkey. Vi har de verktyg och funktioner du behöver för att samla in den information som krävs, samtidigt som anmälaren kan förbli anonym.

SurveyMonkey ger dig möjlighet att använda vår insamlare för anonyma svar för att förhindra spårning och lagring av information som kan identifiera den svarande. Vi registrerar de svarandes IP-adresser i loggfiler på serversidan, och de raderas efter 13 månader.

Om du använder flera insamlare till dina enkäter måste du aktivera anonyma svar på var och en av dem. Med Enterprise-planer kan administratörer välja att aktivera standardinställningen för anonyma svar för hela teamet. 

Proffstips! Anonyma svar måste aktiveras innan enkäten skickas ut. De svar som samlas in innan funktionen aktiveras kommer inte att vara anonyma.

När du ska skicka ut en personalenkät kan du få frågan om den verkligen är anonym? Lägg därför till information om anonymiteten redan när du skickar enkätlänken eller skriv det i inledningen till enkäten. Informera personalen hur deras svar kommer att hanteras och hur anonymiteten kommer att upprätthållas. Om du ger den här informationen i förväg kommer det att öka sannolikheten för att du får ärliga svar och svarsfrekvensen kommer att bli högre.

Ett verktyg från en tredje part som SurveyMonkey gör det enklare att garantera säkerheten, eftersom inte någon identifierbar information som e-postadress eller IP-adress kommer att skickas vidare till kontoadministratörerna.

Det finns frågor som självklart ska undvikas i anonyma enkäter: namn, e-postadress, telefonnummer med mera. Men till och med frågor om tjänst och organisation kan vara knepiga, eftersom du tekniskt sett kan få ledtrådar till vem den svarande är.

Formulera frågor som samlar in den attityd du letar efter, samt skälen till den. Eftersom det inte går att ställa uppföljningsfrågor till den svarande behöver du ställa frågor som ger dig svar som innehåller mesta möjliga information.

Istället för att fråga ”Kommer du och din närmaste chef väl överens?” kan du fråga ”Ger din chef dig stöd och uppskattning för det arbete du utför?” och ”På vilket sätt visar din chef stöd och uppskattning?”

Du kanske känner de anställda väl, och det kan vara frestande att försöka ta reda på vilka de är utifrån svaren. Gör inte det. Även om du tycker dig känna igen språket eller formuleringarna i ett svar bör du respektera dina anställda genom att inte försöka lista ut vem som skrev vad. Det vore att svika personalens förtroende eftersom du lovade dem att enkäten skulle vara anonym. Det kan inte komma något gott ur att identifiera (rätt eller felaktigt) en medarbetare utifrån deras svar.

Är du redo att få veta vad som hindrar anställda från att känna sig engagerade? Vad gör att personalen inte är nöjd? Varför väljer en person att sluta? Är det dags att börja använda ett anonymt formulär för klagomål eller en enkät för slutintervju? Dessa och andra frågor kan du få svar på med en anonym personalenkät som du skapar med SurveyMonkey.

Kom igång idag genom att registrera dig för ett SurveyMonkey-konto. Vi har även planer som uppfyller behoven hos enskilda medarbetare, team eller företag.