Formulärmall för ersättning av utlägg
Hantera personalens utlägg med vår formulärmall för ersättning av utlägg. Ta reda på hur formulär för ersättning av utlägg fungerar och hur de används.
Effektivisera hanteringen av ersättningar och förhindra dyra misstag med vår mall för ersättningsformulär för anställda. Spåra, godkänn och ersätt personalens utlägg –och slipp stress med kvitton som tappats bort eller missade efterlevnadskrav.
Att attestera utlägg kan lätt kännas som en administrativ mardröm – men det behöver det inte göra. Med vår formulärmall för ersättning av utlägg blir varje steg på vägen enklare, från ansökan till attestering, så att medarbetarna ersätts snabbt och med rätt belopp.
Med stöd från den pålitliga SurveyMonkey-plattformen kan den här mallen enkelt anpassas, få säker molnlagring och automatiserad rapportering, vilket gör den till ett oumbärligt verktyg för alla inom HR.
Vad är ett formulär för ersättning av utlägg?
Ett formulär för ersättning av utlägg är ett standardiserat dokument som personalen använder för att be om ersättning för utlägg som gjorts i tjänsten. I formuläret kan du få in information om resekostnader, inköp av kontorstillbehör med mera och ta del av alla detaljer om köpen, effektivisera attesteringen och få fram korrekta förteckningar.
Företag använder ersättningsformulär för olika utgifter som resor, måltider, kontorsmaterial och utbildningskostnader. Ett tydligt och omfattande formulär sparar tid åt både medarbetare och chefer, samtidigt som det leder till transparens och förtydligar ansvarsområden.
Exempel på användning av formulärmall för ersättning av utlägg
Här är några exempel på hur företag kan använda formulärmallen för ersättning av utlägg:
- Reseersättningar: medarbetarna kan ha lagt ut för färdbiljetter, hotell och måltider på affärsresor. Ansvarig kan snabbt attestera utläggen genom att granska bifogade resplaner och kvitton.
- Kontorsmaterial: en medarbetare köper skrivarbläck till ett projekt. Med hjälp av mallen bifogar de fakturan, anger utgiftskategori och får utlägget ersatt inom några dagar.
- Kostnader för utbildning: en teammedlem går på konferens för företagets räkning. I formuläret kan hen fylla i anmälningsavgifter, utgifter för resor och boende så att de kan ersättas korrekt och snabbt.
Viktiga frågor och information i formulär för ersättning av utlägg
Med formulär för ersättning av utlägg samlas viktig information in som krävs för hanteringen. Exempel på viktiga fält:
- Vad heter medarbetaren och vilka är hens kontaktuppgifter?
- Hur beskrivs de olika utläggen?
- Vilka summor och datum gäller det?
Viktig information
Ett standardformulär för ersättning av utlägg bör innehålla följande fält:
- Personuppgifter: medarbetarens namn, avdelning och kontaktuppgifter
- Information om utlägg:: typ av utgift (t.ex. resa, måltid, tillbehör), belopp samt datum för utlägget
- Kvitton: ladda upp kvitton som styrker utläggen
När du ta med dessa fält säkerställs att ersättningskraven hanteras snabbt och tydligt.
Anpassningsbara frågor
Med den här SurveyMonkey-mallen kan företag skräddarsy ersättningsformulären efter sina behov. Exempel:
- Lägg till olika fält för projektkoder eller avdelningsbudgetar
- Lägg till plats för anteckningar, som syfte med utlägget eller kundinformation
- Erbjud listrutor för vanliga utlägg såsom olika kategorier av resor eller måltider
- Anpassa arbetsflödet för attestering efter olika typer av utgifter
Bästa praxis för att skicka in formulär för ersättning av utlägg
Även de bästa mallarna måste användas på rätt sätt för att vara effektiva. Så här ser du till att det blir smidigt för alla inblandade:
För medarbetarna som skickar in formuläret:
- Var tydlig och detaljerad: beskriv utgifterna och ange datum och syfte. Ge så mycket information som möjligt. Istället för att skriva ”affärsmiddag” kan du ange datum, plats, vilka som deltog och syftet med middagen.
- Bifoga kvitton: ladda upp tydliga och läsliga kopior av all relevant dokumentation. Utebliven dokumentation är ett av de främsta skälen för försenade godkännanden.
- Dubbelkolla slutsumman: se till att alla belopp stämmer och inte innehåller fel.
- Skicka in i tid: följ företagets deadlines för när ansökan om ersättning för utlägg ska skickas in så att de hamnar på rätt rapporteringsperiod.
- Använd enhetliga format: följ företagets riktlinjer för märkning och organisering av kvitton och annan dokumentation.
För chefer som granskar utläggen:
- Granska noggrant: kontrollera kvitton och se till att utgifterna följer företagets riktlinjer. Se till att alla fält är ifyllda och att kvitton bifogats. När information saknas kan det medföra förseningar och bidra till extra administration.
- Kontrollera att policyer efterlevs: undersök om utgifterna följer företagets riktlinjer. Vissa företag har t.ex. begränsningar per dag för måltider eller särskilda regler vad gäller resekostnader.
- Godkänn snabbt: följ upp direkt om du behöver mer information. Försenade godkännanden kan leda till irritation och påverka personalens arbetslust.
- Dra nytta av automatiseringar: använd SurveyMonkeys integreringar för att automatisera hur du godkänner eller avslår ersättning för utlägg.
- Ge feedback: om ett krav inte är fullständigt eller nekas är det bra att vara tydlig med vad det beror på och visa medarbetaren hur problemet kan lösas.
Viktiga fördelar med ersättningsformulär
- Ökad effektivitet: med standardiserade formulär får man med alla uppgifter, vilket minskar risken för fel och att uppgifter behöver följas upp.
- Policyefterlevnad: tydlig dokumentation gör det enklare att kontrollera att utgifterna följer företagets policyer samt skatteregler.
- Smidigare revision: välorganiserade formulär med bifogade kvitton gör både intern och extern revision enklare.
Fördelar med att använda SurveyMonkey till formulär för ersättning av utlägg
SurveyMonkeys plattform ger mer än de klassiska mallarna, med verktyg som moderna företag behöver för att optimera ersättningsprocessen.
Spara tid åt alla
Formulärmallen för ersättning av utlägg samlar upp alla viktiga uppgifter på ett och samma ställe, de inblandade slipper gissa och skicka frågor fram och tillbaka. Medarbetarna kan skicka korrekta utgiftsrapporter från start och cheferna kan på ett effektivt sätt granska och godkänna dem.
Smidig datainsamling och automatisk rapportering
SurveyMonkeys avancerade rapporteringsverktyg gör det enkelt för HR och ekonomiavdelning att följa utgiftstrender, identifiera möjliga besparingar och säkerställa att budgeten följs. På bara några klick kan du generera tydliga och användbara rapporter.
Pålitligt varumärke och säker plattform
Känslig utgiftsinformation kräver en pålitlig partner. SurveyMonkey är ledande inom säker datahantering med krypterad molnlagring och stränga åtkomstkontroller för att skydda din information.
Inbyggda analysverktyg
Oavsett om det gäller vanliga reseersättningar eller komplexa utgifter för flera avdelningar gör mallen det enkelt att granska dina resultat med inbyggda enkätanalysverktyg, som anpassningsbara tabeller, filter, alternativ för dataexport med mera. Förmågan att analysera data över flera olika enkäter för att se trender och mönster inom olika grupper av svarande.
Kom igång med mall för utgiftsrapporter
Låt inte ineffektiva processer för hantering av utlägg stjäla tid och resurser. Med SurveyMonkeys formulärmall för ersättning av utlägg kan du smidigt få in ansökan om ersättning av utlägg, godkännanden och rapporter – transparent och med bibehållen efterlevnad.
Oavsett om du leder ett team på fem personer eller en global organisation är vår mall nyckeln till en problemfri process för ersättning av utlägg.
Börja använda vår formulärmall för ersättning av utlägg
Utforska liknande mallar
Se vilka funktioner som stöder denna enkätmall
Vi har många kraftfulla funktioner för att hjälpa dig att skicka ut enkäter snabbt – här är våra mest populära funktioner för nya användare.
Anpassade enkäter
Färdiga teman, tillgängliga färgpaletter, anpassade teckensnitt, varumärkning med mera.
Olika sätt att skicka enkäter
Samla in enkätsvar via e-post, webbplats, sms, sociala medier, QR-koder, offline med mera.
Enkätanalys, ingen utbildning behövs
Automatiska resultatöversikter, filter, anpassade instrumentpaneler, korstabeller, textanalys med mera.
Fler resurser som kan hjälpa dig att lansera framgångsrika enkätprojekt
Berättelser från nöjda kunder
Läs om våra kunder, titta igenom webbseminarier och läs guider om hur du samlar in feedback inom din bransch.
Blogg
Få tips om hur du skapar bättre enkäter, läs de senaste produktnyheterna eller kolla in vår forskning.
Hjälpcenter
Se självstudier om hur funktioner fungerar, ta reda på mer om fakturering och kontakta kundtjänst.
Hitta fler resurser
HR-ledare
HR-ansvariga kan använda detta verktygskit för att skapa fantastiska medarbetarupplevelser.
Ta reda på hur woom förbättrar medarbetarupplevelsen och kundupplevelsen
Ta reda på hur woom använder SurveyMonkey för att skicka ut flerspråkiga enkäter, förbättra medarbetarupplevelsen och hitta insikter om kunderna.
Formulärmall för anställdas självutvärdering
Uppmuntra personalen till reflektion och ansvarstagande med ett formulär för självutvärdering. Kom igång direkt och förbättra personalutvärderingarna idag!
Få den information du behöver med anställningsformulär online
Anställ de bästa talangerna, snabba upp introduktionen och hantera din personal med anpassade anställningformulär. Börja skapa formulär redan idag med hjälp av vårt verktyg och mallar för anställningsformulär.